തദ്ദേശ തിരഞ്ഞെടുപ്പില്‍ കോവിഡ് ബാധിതരെയും ക്വാറന്റൈനില്‍ ഉള്ളവരെയും പ്രത്യേക വിഭാഗം സമ്മതിദായകരായി (സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍) പരിഗണിച്ച് വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്താന്‍ അനുമതി നല്‍കുന്ന വിജ്ഞാപനമായതിനെ തുര്‍ന്ന് വോട്ടു ചെയ്യുന്നതിനുള്ള മാര്‍ഗ നിര്‍ദേശങ്ങള്‍ സംസ്ഥാന തിരഞ്ഞെടുപ്പ് കമ്മീഷണര്‍ വി. ഭാസ്‌കരന്‍ പുറപ്പെടുവിച്ചു.
വോട്ടെടുപ്പിന് തലേദിവസം വൈകിട്ട് മൂന്നുവരെ കോവിഡ് സ്ഥിരീകരിച്ചവര്‍ക്കോ ക്വാറന്റൈനിലുള്ളവര്‍ക്കോ പോസ്റ്റല്‍ വോട്ട് അനുവദിക്കും. ഇതിന് ശേഷം രോഗം സ്ഥിരീകരിക്കുന്നവര്‍ക്ക് വോട്ടെടുപ്പ് ദിവസം അവസാന മണിക്കൂറില്‍ (വൈകിട്ട് അഞ്ച് മുതല്‍ ആറ് വരെ മറ്റ് വോട്ടര്‍മാര്‍, ടോക്കണ്‍ ലഭിച്ചവര്‍ തുടങ്ങിയവര്‍ വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തിയ ശേഷം) പോളിംഗ് സ്റ്റേഷനില് നേരിട്ടെത്തി വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്താം.
സര്‍ക്കാര്‍ നിയോഗിക്കുന്ന അധികാരപ്പെടുത്തിയ ആരോഗ്യ ഓഫീസര്‍മാരാണ് (ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍)
പ്രത്യേക സമ്മതിദായകരുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പട്ടിക (സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റ്) തയാറാക്കുക. വോട്ടെടുപ്പ് നടത്തുന്ന ദിവസത്തിന് പത്ത് ദിവസം മുന്‍പ് മുതല്‍ വോട്ടെടുപ്പ് നടത്തുന്ന ദിവസം വരെയുള്ള കാലയളവിലെ പട്ടികയാണ് നിയുക്ത ആരോഗ്യ ഓഫീസര്‍ തയാറാക്കുക. മെഡിക്കല്‍ ഓഫീസര്‍ നല്‍കുന്ന സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പട്ടികയിലുള്ള വോട്ടര്‍മാര്‍ക്ക് സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസറും പോളിംഗ് അസിസ്റ്റന്റുമാണ് സ്‌പെഷ്യല്‍ പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് വിതരണം ചെയ്യുക. പ്രത്യേക പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ നല്‍കുന്ന പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പര്‍ ലഭിച്ചതായി ഫാറം 19 ബിയില്‍ ഒപ്പിട്ട് നല്‍കേണ്ടതാണ്.
സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ നല്‍കുന്ന അപേക്ഷ പൂരിപ്പിച്ച് ഒപ്പിട്ട് തിരികെ നല്‍കിയാല്‍ സത്യപ്രസ്താവനയും പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റും ലഭിക്കും. സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍ സത്യപ്രസ്താവന സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ മുമ്പാകെ ഒപ്പിടുക. അതിനു ശേഷം ഫാറം 16ലെ സത്യപ്രസ്താവന പ്രത്യേക പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. പിന്നീട് സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍ വീടിനകത്തു പോയി രഹസ്യ സ്വഭാവം കാത്ത് സൂക്ഷിച്ചുകൊണ്ടാകണം വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്. പ്രത്യേക സമ്മതിദായകന് വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തിയതിന് ശേഷം പ്രത്യേക പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പറും സത്യപ്രസ്തവനയും വെവ്വേറെ കവറില്‍ അടക്കം ചെയ്ത് ഒട്ടിച്ച് മൂന്നാമത്തെ കവറില്‍ അവ ഉള്ളടക്കം ചെയ്ത് ഒട്ടിച്ച് വരണാധികാരിക്ക് നല്‍കുന്നതിനായി സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക്് കൈമാറേണ്ടതാണ്. പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് ഇപ്രകാരം സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക് കൈമാറുവാന്‍ താല്‍പര്യമില്ലാത്തവര്‍ ആള്‍വശമോ തപാല്‍ വഴിയോ വരണാധികാരിക്ക് എത്തിക്കേണ്ടതാണ്.
പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പര്‍ ലഭിച്ചതിന് സമ്മതിദായകന് പ്രത്യേക പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ രസീത് നല്‍കും. വോട്ടെടുപ്പിന് തലേദിവസം വൈകിട്ട് മൂന്നു വരെ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നവര്‍ക്കുള്ള പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് വിതരണം അന്നേ ദിവസം വൈകിട്ട് ആറിന് മുമ്പ് പൂര്‍ത്തീകരിക്കണം. സ്‌പെഷ്യല്‍ ബാലറ്റിനുവേണ്ടി നേരിട്ട് അപേക്ഷിക്കുന്ന സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍മാര്‍ കോവിഡ് രോഗിയെന്നോ നിര്‍ബന്ധിത ക്വാറന്റീന്‍ എന്നോ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്താന്‍ അധികാരപ്പെടുത്തിയ ആരോഗ്യ വകുപ്പ്
അധികാരിയുടെ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് അപേക്ഷയോടൊപ്പം ഹാജരാക്കേണ്ടതാണ്.
പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് സ്വീകരിച്ച ശേഷം വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തി സ്‌പെഷ്യല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പര്‍ കൈമാറാത്തവര്‍ക്ക് ബാലറ്റ് സ്വീകരിച്ചതിന് തെളിവായി പ്രത്യേക പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക് രസീത് നല്‍കണം. ഇത്തരം കേസുകളിലും നടപടി ക്രമങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നതിന് സമ്മതിദായകനെ സഹായിക്കുന്നതിനായി ഫാറം 16 ലെ പ്രഖ്യാപനം സ്‌പെഷ്യല്‍ പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ബന്ധപ്പെട്ട മെഡിക്കല്‍ ഓഫീസര്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തിയ പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പറും മറ്റ് ഫാറങ്ങളും രജിസ്‌റ്റേര്‍ഡ് തപാല്‍ വഴിയോ അല്ലെങ്കില്‍ വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും മാര്‍ഗത്തിലുടെയോ വരണാധികാരിക്ക് ആ വാര്‍ഡിലെ വോട്ടെണ്ണല്‍ ആരംഭിക്കുന്നതിന് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള സമയത്തിന് മുമ്പായി എത്തിക്കേണ്ടതാണ്.
പ്രത്യേക സമ്മതിദായകരും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പട്ടികയും
കോവിഡ് പോസിറ്റീവ് ആയതോ ക്വാറന്റീനിലുള്ളതോ ആയ വോട്ടര്‍മാരാണ് പ്രത്യേക വിഭാഗം സമ്മതിദായകര്‍ (സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടേഴ്‌സ് ). ഇവര്‍ക്ക് നല്‍കുന്ന പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പറിനെ സ്‌പെഷ്യല്‍ ബാലറ്റ് പേപ്പര്‍ എന്നാണ് വിളിക്കുക. കോവിഡ് പോസിറ്റീവ് ആകുന്നവരുടെയും നിര്‍ബന്ധിത ക്വാറന്റൈന്‍ ആകുന്നവരുടെയും ലിസ്റ്റ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ആരോഗ്യ കുടുംബ ക്ഷേമ വകുപ്പ് ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസറെ നിയമിക്കും. ഇവരാണ് പ്രത്യേക സമ്മതിദായകരുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പട്ടിക (സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റ്) തയാറാക്കുക. വോട്ടെടുപ്പിന് പത്ത് ദിവസം മുമ്പ് മുതല്‍ തലേ ദിവസം വൈകിട്ട് മൂന്നു വരെ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ടു വരുന്ന സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍മാര്‍ക്കാണ് സ്‌പെഷല്‍ പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് അനുവദിക്കുക. വോട്ടെടുപ്പിന് തലേ ദിവസം വൈകിട്ട് മൂന്ന് മുതല്‍ വോട്ടെടുപ്പ് അവസാനിക്കുന്നതുവരെ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നവര്‍ക്ക് പോളിംഗ് സ്റ്റേഷനില് നേരിട്ട് ഹാജരായി വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്താം.
ഓരോ ജില്ലയിലേയും ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍മാര്‍ സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍മാരുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ അടങ്ങിയ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റ് ഫോറം 19 എയില്‍ തയാറാക്കണം.
പോളിംഗിന് 10 ദിവസം മുമ്പ് ആദ്യ ലിസ്റ്റ് തയാറാക്കി ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥന് നല്‍കണം. തുടര്‍ന്ന് പോളിംഗിന് തലേ ദിവസം വൈകിട്ട് മൂന്നു വരെ അതത് ദിവസങ്ങളിലെ ലിസ്റ്റും നല്‍കണം. ആദ്യ ലിസ്റ്റ് തയാറാക്കുന്ന ദിവസം വരെ കോവിഡ് പോസിറ്റീവ് ആയവരും അന്നേ ദിവസം വരെ നിരീക്ഷണത്തില്‍ പ്രവേശിച്ചിട്ടുള്ളവരുമായവരെ മാത്രമേ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താവൂ. പ്രസ്തുത പത്ത് ദിവസത്തിന് മുമ്പ് കോവിഡ്19 നെഗറ്റീവ് ആയവരെയും നിരീക്ഷണം വിജയകരമായി പൂര്‍ത്തിയാക്കിയവരെയും സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താന്‍ പാടില്ല. തുടര്‍ന്ന് പോളിംഗ് ദിവസത്തിന് തലേന്ന് വൈകിട്ട് മൂന്ന് വരെയുള്ള ദിവസങ്ങളില്‍ പുതിയതായി കോവിഡ് പോസിറ്റീവ് ആയവരുടെയും നിരീക്ഷണത്തില്‍ പ്രവേശിക്കുന്നവരുടെയും വിശദാംശങ്ങള്‍ അടങ്ങിയ ലിസ്റ്റ് അതത് ദിവസങ്ങളില്‍തന്നെ ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് കൊടുക്കേണ്ടതാണ്.
ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്താത്തതും എന്നാല്‍, സ്വയം നിരീക്ഷണത്തില്‍ കഴിയുന്നതുമായ വ്യക്തികളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താന്‍ പാടില്ല. ക്വാറന്റൈനില്‍ ഉള്ള വോട്ടര്‍മാരുടെ വിവരങ്ങള്‍ ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയും / ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസറുടെയും വെബ് സൈറ്റില്‍ പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തണം. എന്നാല്‍, സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പട്ടികയിലെ കോവിഡ് പോസിറ്റീവ് ആയവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ പ്രസിദ്ധീകരിക്കാന്‍ പാടില്ല. ഇത്തരത്തില്‍ അര്‍ഹതപ്പെട്ടവരുടെ പേര് വിവരം സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ നിന്ന് ഒഴിവായി പോകാതെ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ് .
സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റ് തയാറാക്കുന്നതു സംബന്ധിച്ച തുടര്‍നടപടി പ്ലാന്‍ ചെയ്യുന്നതിനും അവ മറ്റ് ജില്ലകളിലേയ്ക്കും, റിട്ടേണിംഗ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്കും അയച്ചു കൊടുക്കുന്നതിനുമായി ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ ഓഫീസില്‍ ആവശ്യമായ ഉദ്യോഗസ്ഥരും സജ്ജീകരണങ്ങളുമായി ഒരു സ്‌പെഷ്യല്‍സെല്ല് പ്രവര്‍ത്തിക്കും. സ്‌പെഷ്യല്‍ സെല്ലാണ് ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍ ലഭ്യമാക്കിയ ഫാറം 19 എ യിലെ സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റിലെ വിവരങ്ങള്‍ സപ്ലിമെന്ററി പട്ടികകള്‍ ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള അന്തിമ വോട്ടര്‍ പട്ടികയുമായി ഒത്തുനോക്കി പരിശോധിക്കേണ്ടത്്. സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ എല്ലാ രേഖപ്പെടുത്തലുകളും ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍ വരുത്തിയിട്ടില്ലായെങ്കില്‍ സെല്‍ ആവശ്യമായ ഉള്‍പ്പെടുത്തലുകള്‍ വരുത്തിയതിനുശേഷം സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റ് റിട്ടേണിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക് നല്‍കേണ്ടതാണ്. സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ മറ്റൊരു ജില്ലയിലെ വോട്ടറുണ്ടെങ്കില്‍ അവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥന് അയച്ചു കൊടുക്കേണ്ടതും അദ്ദേഹം അത് അന്നു തന്നെ ബന്ധപ്പെട്ട വരണാധികാരിക്ക് കൊടുക്കേണ്ടതുമാണ്.
ആരോഗ്യവകുപ്പ് നല്‍കുന്ന ഫാറം 19 സി യിലെ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് സഹിതം ഫാറം 19 ഡി യില്‍ അപേക്ഷ നല്‍കി വരണാധികാരിയില്‍ നിന്നും സ്‌പെഷ്യല്‍ പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് വാങ്ങാവുന്നതാണ്. 19 സി സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്‍കുന്നത് ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസറാണ്. സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെട്ടിട്ടുള്ള ഏതൊരു സ്‌പെഷ്യല്‍ വോട്ടര്‍ ആവശ്യപ്പെട്ടാലും അവര്‍ക്ക് ഡെസിഗ്നേറ്റഡ് ഹെല്‍ത്ത് ഓഫീസര്‍ 19 സി സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്‍കേണ്ടതാണ്. പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റിനായി ലഭിക്കുന്ന അത്തരം അപേക്ഷകളിലെ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് ഉള്‍പ്പെടെയുള്ളവയുടെ ആധികാരികത ഉറപ്പു വരുത്തി പോളിംഗ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്ക് ബാലറ്റ് നല്‍കുന്നതിനുള്ള അതേ നടപടി ക്രമം പാലിച്ച് സ്‌പെഷ്യല്‍ പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റ് നല്‍കുന്നതിനുള്ള നടപടി വരണാധികാരി സ്വീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
പ്രത്യേക ബാലറ്റുപേപ്പറുകളുടെ ആവശ്യാനുസരണമുള്ള എണ്ണം അതത് വരണാധികാരികള്‍ നിര്‍ണയിക്കണം. സ്ഥാനാര്‍ഥികളുടെ പട്ടിക അന്തിമമാക്കുന്ന ദിവസത്തെ കോവിഡ് ബാധിതരുടെയും നിരീക്ഷണത്തില്‍ കഴിയുന്നവരുടെയും എണ്ണത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് കണക്കെടുക്കേണ്ടത്.
സര്‍ട്ടിഫൈഡ് ലിസ്റ്റില്‍ ആളുകളുടെ എണ്ണം കൂടിവരാമെന്നതിനാല്‍ ആവശ്യമായ പ്രത്യേക ബാലറ്റുകളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കാന്‍ ആ പ്രദേശത്തെ ആരോഗ്യ വകുപ്പ് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ സഹായം വരണാധികാരി തേടേണ്ടതാണ്. എങ്കിലും വരണാധികാരിക്ക് മുന്‍കരുതലായി യുക്തിഭദ്രമായി ആവശ്യമാണെന്നു കാണുന്ന അത്രയും എണ്ണം പ്രത്യേക പോസ്റ്റല്‍ ബാലറ്റു പേപ്പറുകള്‍ അച്ചടിക്കാവുന്നതാണ്.